Vaststelling subsidie

Vaak moet u laten zien waarvoor het subsidiegeld precies is gebruikt en gedaan en welke resultaten u met uw activiteiten heeft bereikt. Dit moet na afloop van het jaar waarin u subsidie kreeg en heet “een aanvraag tot vaststelling” of “het afleggen van verantwoording”.

• Bij een subsidie tot en met € 5.000 moet dit soms.
• Bij een subsidie vanaf € 5.000 moet dit altijd.
• De regel is: hoe hoger het subsidiebedrag is, hoe strenger de eisen zijn. 

Als u een subsidie krijgt tot en met € 5.000, hoeft u standaard geen verantwoording bij ons aan te vragen. U hoeft dus geen actie te ondernemen om te laten zien hoe en waaraan u het geld hebt besteed. Hierop zijn twee uitzonderingen:

• Soms wil de gemeente later toch controleren of alles klopt door bijvoorbeeld steekproeven te doen. Het is dus mogelijk dat wij u later vragen om een  verantwoording af te leggen (artikel 13, lid 1 ASV 2019).
• Soms staat in de subsidiebeschikking dat u wél verantwoording moet afleggen  Dan moet u dus laten zien hoe en waaraan u het geld hebt besteed (artikel 13, lid 2 en 3 ASV 2019). 

Boven de € 5.000 bent u verplicht te bewijzen wat u met de subsidie hebt gedaan en welke resultaten u met deze activiteiten heeft bereikt. U levert dan uw financiële- en inhoudelijke verantwoording aan (artikel 14 ASV 2019). Welke stukken u precies moet inleveren hangt af van de hoogte het verleende subsidiebedrag: 

Subsidie tussen de € 5.000 en €100.000?

Voeg dan minimaal de volgende informatie toe bij uw verantwoording:

• een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan; en,
• een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening); en,
• staat in uw beschikking een extra verplichting? Leg ook daarover verantwoording af. 
   

Subsidie tussen de € 50.000 en € 100.000?

Voeg dan minimaal de volgende informatie toe bij uw verantwoording:

• een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan; en,
• een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening); en,
• een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; en
• een bestuurdersverklaring; en,
• staat in uw beschikking een extra verplichting? Leg ook daarover verantwoording af. 

Subsidie van € 100.000 of hoger?

In afwijking van artikel 14 lid 2 onder de van de Algemene Subsidieverordening Voorschoten 2019 dient de subsidieontvanger met een subsidie tussen € 50.000 tot € 100.000,00 een bestuurdersverklaring in over de eindverantwoording, daarbij gebruikmakend van een door de gemeente verstrekt document. Deze bijzondere bepaling geldt voor vaststellingen die na 1 juli 2025 moeten worden aangevraagd (artikel 2.8 van de Algemene subsidieregeling Voorschoten 2025).

Voeg dan minimaal de volgende informatie toe bij uw verantwoording:

• een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;
• een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);
• bij een subsidie boven de € 50.000 bevat de verantwoording ook een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; en
• een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant; en,
• staat in uw beschikking een extra verplichting? Leg ook daarover verantwoording af.

Lever de vaststelling uiterlijk 31 mei 2026 digitaal aan.

Hieronder staat een korte samenvatting van de documenten die nodig zijn voor uw aanvraag tot vaststelling over 2025. 
In uw beschikking over 2025 staat uitgebreid welke documenten u moet aanleveren. 
Let op: voor de organisaties met een subsidie tussen de €50.000 en €100.000 is in de zomer van 2025 besloten tot een kleine wijziging.

Nadat wij uw aanvraag tot vaststelling hebben ontvangen kijken wij of u de subsidie goed hebt gebruikt. We doen dit binnen 13 weken. U krijgt van ons een beschikking met het besluit dat wij nemen om de subsidieprocedure over 2025 af te ronden:

• Als u zich aan alle afspraken en voorwaarden hebt gehouden, wordt de subsidie vastgesteld op hetzelfde bedrag dat voorlopig aan u was toegekend.
• Soms wordt de subsidie lager vastgesteld. Dat betekent dat u geld terug moet betalen. Dit kan gebeuren als u bijvoorbeeld niet alle afgesproken activiteiten hebt gedaan, zich niet aan alle regels hebt gehouden, onjuiste of incomplete gegevens hebt gegeven, of uw aanvraag om vaststelling niet of niet helemaal hebt ingediend (volgens artikel 15 van de ASV 2019).

• Heeft u technische of administratieve vragen? Dan kunt u terecht bij Procesondersteuning Subsidies, bereikbaar via subsidies@voorschoten.nl
• Heeft u beleidsinhoudelijke vragen of wilt u overleggen? Neem contact op met uw vaste adviseur. Weet u niet wie dat is? Vraag het dan na bij Procesondersteuning Subsidies.

De gemeente Voorschoten werkt met DigiD. Wilt u meer weten of een DigiD aanvragen? Kijk dan op www.digid.nl

De gemeente Voorschoten werkt met eHerkenning. Wilt u meer weten of een eHerkenning aanvragen? Kijk dan op www.eherkenning.nl.

Aanvraag via DigiD - problemen bij sessie verlengen 
Vanwege een technische landelijke beveiligingsmaatregel is het momenteel niet mogelijk om de sessie te verlengen zonder opnieuw in te moeten loggen. Dit probleem doet zich niet voor als u de aanvraag via eHerkenning doet.
Wij raden u aan om zo mogelijk uw aanvraag via eHerkenning in te dienen. 

Aanvraag vaststelling subsidie 

Aanvraag vaststelling subsidie