Evenement organiseren
Wat is het?
Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Wilt u een groot evenement organiseren, zoals een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente. Ook gebeurtenissen die op eigen terrein plaatsvinden kunnen vergunning plichtig zijn. Bij vragen hierover neemt u contact op met de gemeente.
Een klein evenement hoeft u alleen te melden bij de gemeente.
Een evenement valt onder de categorie klein evenement indien:
- het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 60 personen;
- het evenement tussen 7.00 uur en 23.00 uur plaats vindt;
- geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur;
- het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
- slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 15 m2 per object;
- er een organisator is; en
- de organisator ten minste 14 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.
Vul ook hier het eformulier voor in.
Voor alle aanvragen en meldingen geldt zo tijdig mogelijk aanleveren van de aanvraag en de bijlagen. Mede door de corona maatregelen is er meer procedurele tijd nodig in de behandeling van de aanvraag en beoordeling van de melding.
Wat moet ik doen?
Voor een vergunning aanvraag heeft u veel informatie nodig. Hieronder de belangrijkste informatie:
- naam van de organisator
- naam van de contactpersoon op het evenement
- omschrijving van activiteiten op het evenement
- datum en tijdstip van het evenement
- datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
- verwachte aantal bezoekers of deelnemers
- beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
- of er straten afgesloten moeten worden
- verwachte geluid (soort, tijd, locatie)
- manier van stroomvoorziening
- of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
- tekening van het evenemententerrein of de route van bijvoorbeeld een optocht
- technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
- hoe en door wie het terrein of de route na afloop wordt schoongemaakt
Indieningstermijn
Een aanvraag voor een vergunningsplichtig evenement moet tenminste 8 weken voor de dag van het evenement compleet zijn ingediend. Tevens bestaat de voorkeur dat reeds 4 weken voorafgaande aan bovengenoemde termijnen contact wordt gezocht met de gemeente over het gewenste evenement, zodat er tijdig overleg kan plaatsvinden.
Een aanvraag voor een vergunningsplichtig groot evenement moet tenminste 13 weken voor de dag van het evenement compleet zijn ingediend. Hiertoe is vaak ook een veiligheidsplan nodig. U krijgt van de gemeente na ontvangst van uw aanvraag bericht indien dit nodig is.
Een aanvraag voor een meldingsplichtig evenement moet tenminste 14 werkdagen voor de dag van het evenement compleet zijn ingediend.
Latere aanvragen worden niet meer behandeld.
Evenement op de Uitagenda
Wilt u uw meer bekendheid geven aan uw evenement? Meld uw activiteit dan aan voor de Uitagenda. Dat kan via: Uitagenda (wassenaar-voorschoten.info)(externe link)
Hoe lang duurt het?
14 werkdagen bij kleine evenementen
8 weken bij (grote) evenementen
Dit is een wettelijke termijn. Uiteraard doet de gemeente haar best om een vergunning of melding zo snel mogelijk te versturen.
Het is dus belangrijk een aanvraag zo vroeg mogelijk in te dienen en niet tot het laatste moment te wachten met indienen.
Wat kost het?
Aan het doen van een melding zijn geen kosten verbonden.
De legeskosten voor onder andere een braderie, feest, optocht, wedstrijd, straatfeest zijn €54,40 (2024)
De legeskosten voor overige evenementen zijn €228,60 (2024)
Vrijstelling
De leges worden niet geheven voor plaatselijke groepen, verenigingen en instellingen die werkzaam zijn zonder winstoogmerk en ten algemene nutte, blijkende uit de statuten.
Direct online regelen
De gemeente Voorschoten werkt met DigiD. Wilt u meer weten of een DigiD aanvragen? Kijk dan op www.digid.nl(externe link)
De gemeente Voorschoten werkt met eHerkenning. Wilt u meer weten of een eHerkenning aanvragen? Kijk dan op www.eherkenning.nl(externe link).
VS-1001-1 Evenement organiseren, vergunning of melding met DigiD
VS-1001-2 Evenement organiseren, vergunning of melding met eHerkenning