Evenement organiseren
Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is, zoals een straatfeest, sporttoernooi of optreden. Wilt u een evenement organiseren in de gemeente Voorschoten? Dan heeft u misschien een evenementenvergunning nodig. Bij een klein evenement is soms een melding voldoende.
Melding klein evenement
Bij een klein evenement is vaak een melding bij de gemeente voldoende. Dit hangt af van uw plannen. U doet de melding minimaal 14 dagen van tevoren.
Een melding is voldoende als uw evenement aan onderstaande voorwaarden voldoet:
- Er komen maximaal 60 bezoekers.
- Het evenement is op één plaats.
- Het evenement is tussen 07.00 uur en 23.00 uur.
- Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, (bromfietspad) of parkeerplaats.
- Er vrije doorgang is voor politie, brandweer en ambulance (nood-en hulpdiensten).
- Er is geen verkoop van alcohol.
Voldoet uw evenement aan deze voorwaarden? Vul dan het e-formulier in bij 'direct online regelen'
Heeft u meer bezoekers of voldoet u niet aan alle voorwaarden? Dan heeft u een vergunning nodig.
Melden of aanvragen
Voor alle meldingen en vergunningaanvragen geldt: lever uw aanvraag zo compleet en zo vroeg mogelijk in. Zo heeft de gemeente genoeg tijd om alles te beoordelen en met u mee te denken
Melding klein evenement
- Minimaal 14 dagen van te voren
Evenement met vergunning (A-evenement)
- Minimaal 8 weken van te voren
Groot evenement met vergunning (B-evenement of B-risico)
- Minimaal 13 weken van te voren
- We spreken van een groot evenement wanneer het een groot of risicovol evenement is met veel bezoekers, zoals een festival, evenement of buurtfeest.
Aanvragen die te laat zijn behandelen we niet.
Kosten
Het doen van een melding is gratis.
Voor het aanvragen van een vergunning gelden de volgende legeskosten (2025):
- Braderie, feest, optocht of wedstrijd €57,85
- Overige evenementen €243,00
Vrijstelling
Plaatselijke groepen, verenigingen en instellingen zonder winstdoel hoeven geen kosten te betalen. Dit moet blijken uit de regels in hun statuten.
Meer weten
Welke informatie is er nodig?
Voor een vergunningsaanvraag heeft de gemeente veel informatie nodig. Hieronder staat de belangrijkste informatie
- Naam van de organisator
- Naam van de contactpersoon tijdens het evenement
- Datum en tijdstip van het evenement
- Datum en tijdstip van opbouwen en afbouwen
- Verwacht aantal bezoekers of deelnemers
- Beschikbare hulpploegen zoals EHBO en beveiliging
- Verwacht geluid
- Manier van stroomvoorziening
- Tekening van het evenemententerrein
Wetten en regels
Legesverordening Voorschoten 2025
Regionale evenementenwebsite
De Veiligheidsregio Hollands Midden heeft een speciale website ontwikkeld voor evenementen. De site helpt bij het aanvragen en beoordelen van evenementen. De website biedt onder andere een handig overzicht en praktische formats en tips.
Vaker in voorschoten
Wilt u meer aandacht geven aan uw evenement? Meld uw activiteit dan aan voor de Uitagenda. Dit kan via: Vaker in Voorschoten.
Direct online regelen
De gemeente Voorschoten werkt met DigiD. Wilt u meer weten of een DigiD aanvragen? Kijk dan op www.digid.nl
De gemeente Voorschoten werkt met eHerkenning. Wilt u meer weten of een eHerkenning aanvragen? Kijk dan op www.eherkenning.nl.
Evenement organiseren, vergunning of melding met DigiD
Evenement organiseren, vergunning of melding met eHerkenning